Cómo organizar carpetas en un estante.

Las carpetas clásicas de 3 anillas proporcionan una manera fácil de ordenar los elementos importantes de su trabajo, escuela y vida personal. Te enseñaremos cómo almacenar y organizar tus carpetas en un estante usando métodos claros e intuitivos para que puedas encontrar todo lo que necesitas en tan solo unos segundos. Además, le daremos consejos sobre cómo usar divisores y organizar sus carpetas individuales de manera eficiente.

Pasos

1

Coloque una etiqueta en el lomo de cada carpeta para mostrar lo que hay dentro.

1. 

   El etiquetado del lomo le permite buscar rápidamente la carpeta que necesita. Aunque puede parecer innecesario si solo tiene un par de carpetas, los lomos claramente etiquetados se convertirán en una salvación a medida que aumenten sus necesidades de almacenamiento. En muchos casos, marcará la diferencia entre una búsqueda en papel de un minuto o una hora.
   • Muchas carpetas de 3 anillas vienen con portaetiquetas incorporados. Si su carpeta no lo hace, puede fijar una etiqueta a un lado con cinta transparente.

2

Clasifique diferentes tipos de materiales utilizando carpetas de colores.

1. 

   Codifique con colores sus carpetas según el tipo de documentos que contienen. Si tiene muchas carpetas, puede facilitar el proceso de organización eligiendo colores para representar diferentes tipos de materiales. Una vez que haya seleccionado sus sombras, puede comprar carpetas de colores o agregar las sombras a sus carpetas existentes usando marcadores u objetos similares. Algunas formas de codificar con colores sus carpetas incluyen:
   • Un color diferente para cada miembro de la familia.
   • Un tono distinto para cada área de tu vida, como el trabajo, la escuela y la iglesia.
   • Separe colores para diferentes tipos de materiales, incluidos formularios financieros, documentos de proyectos, registros importantes y manuales.

3

Coloque sus carpetas en un orden metódico.

1. 

   Vaya alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente si es posible. A menudo, la forma más fácil y sencilla de organizar sus carpetas es utilizando cualquier sistema al que se adhieran naturalmente. Aunque los métodos diferirán ligeramente para cada persona, algunos sistemas universales incluyen:
   • Ordenar alfabéticamente, especialmente para carpetas con esquemas de etiquetado claros y consistentes.
   • Clasificación numérica, especialmente para carpetas divididas por año.
   • Clasificación cronológica, especialmente para carpetas relacionadas con proyectos individuales.

4

Guarde carpetas difíciles de organizar por tema.

1. 

   Utilice categorías amplias cuando tenga muchas carpetas diferentes. En algunos casos, es posible que sus carpetas no se ajusten a un esquema de organización claro y estandarizado, lo que dificulta su almacenamiento. Para resolver este problema, vea si puede dividir sus carpetas en diferentes secciones según un tipo o tema unificador. Si separó los materiales por color, guarde juntos los aglutinantes del mismo tono. Si no lo hiciste, prueba:
   • Separar carpetas en categorías claras, como por materia escolar.
   • Dividir carpetas en géneros, como separar los DVD almacenados en comedias y dramas.
   • Separar carpetas por tema, como dividir materiales relacionados con alimentos de materiales relacionados con seguridad.

5

Coloque las carpetas del proyecto donde pueda verlas.

1. 

   Intente utilizar varias carpetas para cada paso de un proyecto. A medida que los llenes, te dará una indicación visual del progreso. Si estás trabajando en un proyecto específico o tratando de alcanzar una meta, ¡usa tus carpetas para ayudarte! Limpia un estante vacío y coloca una carpeta sobre él, que representa el comienzo de tu viaje. Una vez que llene la carpeta o alcance un hito predeterminado, pase a otra carpeta, creando un recordatorio visual de cuánto trabajo ha realizado. Intente utilizar este método de organización para:
   • Realice un seguimiento de las fases de un proyecto en el que esté trabajando, como una tesis universitaria, una novela original o una propuesta de financiación colectiva.
   • Vigila tus finanzas usando cada carpeta para registrar cuántas cosas has comprado o cuánto dinero has ahorrado.
   • Trabaje para alcanzar objetivos personales, como llenar su carpeta cada vez que alcance un hito de acondicionamiento físico o pérdida de peso.

6

Coloque sus carpetas más utilizadas en lugares que sean de fácil acceso.

1. 

   Facilite la obtención de la información que necesita. Es muy probable que necesite acceder a algunos documentos y materiales con mucha más frecuencia que a otros. Para asegurarte de poder acceder a ellos rápidamente, prueba a colocar la carpeta en la que se encuentran en una parte del estante a la que puedas acceder con poco esfuerzo.
   • Considere colocar los elementos más utilizados en su propia carpeta.

7

Compre la carpeta del tamaño correcto.

1. 

   Compra carpetas de tres anillas que sean lo suficientemente grandes como para satisfacer tus necesidades. Las carpetas vienen en una variedad de tamaños que generalmente van desde 1,3 cm (0,5 pulgadas) hasta 13 cm (5 pulgadas). Si planea dividir sus papeles y materiales en muchas categorías, opte por carpetas pequeñas para ahorrar espacio. Si desea colocar muchos artículos en cada carpeta, elija tamaños más grandes.
   • Busque carpetas en tiendas de descuento y artículos de oficina.

8

Divida sus materiales en grupos claros.

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   Organice una sola carpeta con este método. Para aprovechar al máximo cada carpeta, divida sus papeles y otros objetos almacenables en categorías distintas, como escuela, trabajo y hogar. Si todos estos grupos son relativamente pequeños, entonces está listo. Si son bastante grandes, intenta dividirlos en subcategorías como:
   • Registros financieros
   • Ingresos
   • Documentos importantes
   • Papeleo firmado
   • Manuales
   • Asignaciones
   • Ensayos
   • Pruebas
   • Letras
   • Horarios
   • Notas
   • Información del contacto

9

Utilice divisores para crear secciones en cada carpeta.

1. 

   Los divisores facilitan hojear y encontrar los papeles que necesita. A menos que cada carpeta contenga exactamente un tipo de material, es importante separar los diferentes documentos y elementos mediante divisores internos. Compra separadores de papel o plástico perforados en una tienda de artículos de oficina o de descuento. Luego, etiquete cada divisor y colóquelos dentro de su carpeta directamente frente a la sección que representan.
   • Intente comprar divisores que vengan con pestañas a los lados para que pueda hojear las carpetas rápidamente.

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Guarde el papel que no se pueda perforar en protectores de hojas transparentes.

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   Este método evita que llenes los bolsillos delanteros o traseros de tu carpeta. Si está tratando de colocar una gran cantidad de papeleo dentro de su carpeta, la forma más fácil de hacerlo es perforando agujeros en el lado izquierdo de sus documentos y deslizándolos en los anillos de la carpeta. Si está trabajando con hojas de papel individuales o documentos que no se pueden perforar, sujételos usando protectores de hojas transparentes de 3 anillos.

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Guarde otros artículos usando fundas especiales.

1. 

   Las carpetas pueden contener cualquier cosa, desde tarjetas coleccionables hasta equipos electrónicos. Aunque no puedes perforar estos artículos, puedes colocarlos dentro de una variedad de fundas de 3 anillos especialmente diseñadas disponibles en línea y en tiendas especializadas relacionadas con cada objeto. Algunas fundas populares incluyen:
   • Bolsas para carpetas, que almacenan objetos como material escolar.
   • Fundas de discos, que almacenan CD, DVD y artículos similares.
   • Fundas de álbumes, que almacenan fotografías e imágenes.
   • Fundas coleccionables, que almacenan artículos valiosos como sellos, cromos y monedas.