Cómo guardar de forma segura sus documentos importantes en casa.

Todo el mundo tiene documentos importantes, desde un certificado de nacimiento hasta información bancaria, que quiere mantener seguros y protegidos. Si bien nunca queremos pensar en que sucedan cosas malas, todos estos documentos son cruciales si ocurre algún tipo de emergencia o desastre. Por suerte, almacenarlos y protegerlos es fácil. Con algunas herramientas de planificación, organización, digitalización y almacenamiento, podrás guardar todos tus documentos importantes en un lugar seguro.

Pasos

Método 1

Protegiendo sus documentos

1. 

   Obtenga una caja de seguridad portátil a prueba de fuego para documentos vitales. La mejor manera de proteger sus documentos importantes es con una caja de seguridad en casa. Esto es lo que FEMA recomienda para el almacenamiento. Obtenga una caja ignífuga con cerradura para que sus documentos estén seguros en caso de emergencia. También asegúrese de que la caja sea fácil de transportar para que pueda llevarse sus documentos si tiene que salir.
   • Las ferreterías o tiendas de material de oficina suelen tener estuches para guardar documentos. También puedes encontrarlos en línea.
   • Las cajas de seguridad pueden venir con una llave o una cerradura de combinación. Cualquiera que elijas, asegúrate de guardar la llave o combinación en un lugar seguro al que puedas acceder. Dígale a su familia dónde encontrarlos también.
   • Algunas personas piensan que guardar sus documentos en una caja fuerte es el mejor plan, pero no podrás llevar una caja fuerte grande o pesada. Esto significa que podrías perder tus documentos si tienes que salir de casa. Una caja de seguridad portátil es una opción mucho mejor.

2. 

   Coloque todos los documentos en bolsas de plástico antes de cerrar la caja. Si bien las cajas de seguridad suelen ser impermeables, pueden ocurrir fugas, especialmente si hay una inundación. Dado que el agua puede arruinar documentos importantes, es mejor agregar una segunda capa de protección. Coloque todos los documentos en bolsas de plástico con cierre hermético antes de colocarlos dentro de la caja.
   • También es posible que quieras dejar la caja en un lugar alto, como en un estante o en el segundo piso, como precaución adicional contra daños por inundaciones.

3. 

   Deje la caja de seguridad en un lugar accesible al que pueda llegar rápidamente. Es posible que nunca quieras pensar en salir de casa rápidamente. Sin embargo, si hay algún tipo de emergencia como un desastre natural, no puedes perder el tiempo buscando tus documentos. Deje su caja de seguridad en un lugar al que pueda llegar fácilmente para poder agarrarla rápidamente. Esto le ahorrará un tiempo precioso en caso de emergencia.
   • Debes esconder un poco la caja, por si acaso un ladrón entra en tu casa. Ponerlo en el fondo de tu armario debería ser suficiente, siempre y cuando sepas dónde está y puedas conseguirlo rápidamente.
   • Dígales también a otros miembros de su hogar dónde está la caja, en caso de que tengan que irse rápidamente cuando usted no esté allí.

4. 

   Etiqueta la caja para que sea fácil de identificar. Si tienes prisa o alguien más necesita agarrar la caja, asegúrate de que sea fácil de identificar. Póngale una etiqueta que diga algo como "Documentos importantes". De esta manera, podrás encontrar y agarrar la caja rápidamente en caso de emergencia.

5. 

   Haga una copia de seguridad de todos sus documentos importantes con copias digitales. Siempre es posible que los documentos físicos se dañen o se pierdan, por lo que una copia de seguridad digital es muy importante. Utilice un escáner y digitalice todos los documentos que esté guardando en la caja de seguridad. De esta manera, tendrás copias de seguridad si alguna de ellas se daña o se pierde.
   • También existen aplicaciones para teléfonos inteligentes que te permiten tomar fotografías y almacenarlas como archivos PDF. Esta es una forma rápida y sencilla de realizar copias de seguridad de sus documentos.
   • Digitalizar documentos menos importantes también puede ser una excelente manera de reducir el desorden en su hogar. Si se siente abrumado con demasiado papeleo, esto puede ayudarlo a organizarse.

6. 

   Guarde sus copias digitales en al menos 2 ubicaciones seguras. Una copia de seguridad digital es un buen comienzo, pero también debes asegurarte de protegerla. En general, mantenga sus archivos digitales en al menos dos ubicaciones para que sea menos probable que los pierda. Puede cargar los archivos en una unidad flash extraíble y dejar esa unidad en su caja de seguridad, y también cargar los archivos en una cuenta segura de almacenamiento en la nube. De esta manera, tiene múltiples formas de acceder a sus documentos en caso de emergencia.
   • Asegúrese de proteger con contraseña todas las carpetas en las que almacena documentos importantes. Configure sus archivos en la nube como privados y coloque una contraseña en las carpetas de su computadora o unidad flash.
   • También puedes guardar la unidad flash o el disco duro en otra caja de seguridad de tu banco. De esta manera, tienes copias digitales en 2 ubicaciones físicas.

Método 2

Almacenamiento de los documentos correctos

1. 

   Guarde todos sus documentos de identificación personal en la caja de seguridad portátil. En caso de desastre, deberá poder demostrar su identidad y sus relaciones familiares. Guarde los originales de todo lo que necesite para identificarse a usted y a su familia en la caja de seguridad.
   • Los documentos de autoidentificación incluyen su pasaporte, certificado de nacimiento, tarjeta de seguro social y tarjeta de residencia o registros de inmigración. También debe dejar una copia de su licencia de conducir o identificación emitida por el estado.
   • Si sirvió en el ejército en algún momento, incluya también su identificación de servicio y sus registros.
   • Para sus relaciones familiares, incluya sus registros de matrimonio o divorcio, certificados de nacimiento de sus hijos, documentos de adopción o custodia de los hijos y registros o etiquetas de propiedad de mascotas.

2. 

   Guarde sus registros financieros para demostrar lo que posee. Los registros financieros y de propiedad son importantes para el reembolso y el seguro después de cualquier tipo de desastre, así que siempre inclúyalos también en su caja de seguridad. Lleva registros en papel de todo lo que posees y de todos tus bienes para poder recuperarlos si hay un accidente y tienes que partir.
   • Los registros de propiedad importantes incluyen la escritura de su casa, la evaluación del valor de la propiedad, el título de su automóvil y otros documentos de registro, su testamento e información bancaria y de cuenta de jubilación. También incluya copias de cualquier plan de seguro que tenga.
   • Generalmente, los registros de obligaciones financieras recientes o en curso también deben estar en el cuadro. Los ejemplos incluyen sus documentos hipotecarios, información de préstamos, pensión alimenticia, manutención infantil, registros de pagos automáticos de cable, gimnasios, servicios públicos o suscripciones, y las declaraciones de impuestos más recientes.
   • Si alquila su casa en lugar de ser propietario, incluya su contrato de arrendamiento o alquiler.

3. 

   Incluye tus registros médicos para no perderlos. También necesitará sus registros médicos y de salud en caso de una emergencia. Asegúrese de tener registros de vacunas y vacunas, listas de medicamentos que toma, una lista de sus alergias o condiciones de salud, información de su seguro médico, formularios de poderes médicos e información de contacto de sus médicos y dentistas para que pueda comunicarse con ellos si tengo que.
   • Recuerde incluir también toda esta información para otros miembros de su hogar o familia.
   • Si tiene alguna discapacidad, asegúrese de agregar registros que lo demuestren, así como cualquier documentación para sus beneficios o compensación.
   • Si tiene una mascota, incluya también los registros veterinarios.

4. 

   Tome fotografías de cualquier artículo o propiedad valiosa para la cobertura del seguro. No todo lo que posee cabe en su caja de seguridad, por lo que guardar fotografías de artículos valiosos puede ser útil si algo se daña y necesita presentar reclamaciones de seguro. Tome fotografías de cualquier cosa valiosa que pueda dañarse en un accidente. Guarde copias físicas de las imágenes en la caja y también cargue copias digitales en una unidad flash o un archivo de almacenamiento en la nube.
   • Algunos artículos para los que podría necesitar cobertura incluyen su hogar, automóvil, obras de arte, artículos de colección o dispositivos electrónicos costosos.

5. 

   Deje algo de dinero en efectivo en la caja fuerte por si acaso. Si hay un corte de electricidad o tienes que salir de casa, es posible que no puedas acceder a tu cuenta bancaria. Deje un fondo de efectivo para emergencias con billetes pequeños, que no superen los $20, en caso de que necesite dinero durante una emergencia.
   • Si bien es importante tener efectivo para emergencias, no deje todos sus ahorros ahí. El dinero en una cuenta bancaria está asegurado por la FDIC y el dinero en su caja de seguridad no. Es mejor dejar la mayor parte de sus ahorros en el banco y guardar en efectivo sólo lo que pueda necesitar.

6. 

   Utilice un archivador con cerradura para el papeleo menos importante. Cualquier hogar tiene muchos otros documentos que no son críticos y no necesitan estar en su caja de seguridad. La mejor manera de almacenar estos documentos es con un archivador de metal con cerradura. Esto los mantiene protegidos y organizados, y no tienes que preocuparte por intentar llevarlos contigo si necesitas salir de casa.
   • Algunos documentos importantes pero no críticos incluyen extractos bancarios recientes, declaraciones de impuestos de hace más de un año, documentos escolares o laborales, facturas de servicios públicos, extractos de tarjetas de crédito y recibos importantes.
   • Generalmente, si los billetes o extractos tienen más de un año, puedes destruirlos. También puedes digitalizarlos si quieres mantener registros ordenados.
   • Organice sus archivos en orden alfabético para que sean más fáciles de encontrar.

Advertencias

• No pongas en peligro tu vida ni tu seguridad por guardar tus documentos. Gracias Útil 2 No útil 1
• Si alguna vez hay una emergencia y tiene que salir de casa de inmediato, priorice primero la seguridad de todos. Sus documentos pueden esperar hasta que todos los demás hayan salido. Gracias Útil 2 No útil 1