Una guía completa para la gestión de viajes corporativos.

Organice los itinerarios de viaje de sus empleados y gestione los viajes de negocios de forma eficiente

Los viajes son un gasto importante para muchas empresas y, si bien las teleconferencias a través de Zoom y otras plataformas en línea pueden haber eliminado la necesidad de algunos viajes, siguen siendo esenciales para una amplia gama de propósitos comerciales, como conferencias y ferias comerciales de la industria, llamadas de ventas críticas. y ciertas reuniones.

La gestión de viajes corporativos (CTM) es una forma en que las empresas, grandes y pequeñas, pueden intentar controlar y reducir sus costos de viaje. Si está considerando implementar un programa de gestión de viajes corporativos para su empresa, esto es lo que necesita saber sobre cómo funciona.

Conclusiones clave

• La gestión de viajes corporativos es una forma que tienen las empresas de intentar controlar sus costes de viaje y recortarlos si es necesario.
• Algunas empresas se encargan de esta función ellas mismas, mientras que otras la subcontratan a empresas especializadas.
• Los administradores de viajes corporativos pueden participar en la configuración de itinerarios, la reserva de vuelos y habitaciones de hotel y la gestión de otros costos relacionados con los viajes.
• Hoy en día, muchas empresas están preocupadas no sólo por los costes financieros de los viajes de los empleados sino también por su impacto medioambiental.

¿Qué es la gestión de viajes corporativos?

La gestión de viajes corporativos se refiere a los procesos que las empresas implementan para supervisar los gastos de viaje y entretenimiento (T&E) de sus empleados y garantizar que cumplan con las políticas de la empresa. Eso puede incluir aprobar (o rechazar) planes de viaje, organizar itinerarios, comprar boletos y auditar informes de gastos.

Una empresa grande puede tener un departamento separado dedicado a la gestión de viajes corporativos, mientras que una más pequeña puede asignar las tareas a sus departamentos de recursos humanos y contabilidad. Otros pueden subcontratar estas funciones a empresas de gestión de viajes de terceros.

Si bien la pandemia de COVID-19 provocó importantes recortes en los viajes de negocios, una encuesta de octubre de 2023 realizada por la Global Business Travel Association encontró que el 84% de las empresas dijeron que sus viajes de negocios habían regresado “en gran medida” o “en su mayor parte” a los niveles anteriores a la pandemia.

Cosas a considerar en la gestión de viajes corporativos

Las empresas pueden optar por ejercer diversos grados de control sobre los viajes de sus empleados, desde pautas bastante generales sobre límites de gasto hasta procedimientos muy específicos, paso a paso, que incluyen qué proveedores de viajes utilizar. Éstos son algunos de los asuntos que pueden tener en cuenta.

Itinerarios

Un itinerario de viaje de negocios es un resumen de un viaje propuesto, que incluye fechas y horas de viaje, números de vuelo, reservas de hotel, citas para reuniones e información de contacto, etc. Los gerentes de viajes corporativos pueden desarrollar itinerarios en colaboración con los empleados, asegurándose de que cada aspecto cumpla con las políticas de la empresa. Un itinerario escrito también es una referencia útil que los empleados pueden llevar consigo en sus viajes.

Transporte

Los gerentes de viajes corporativos a menudo hacen arreglos de transporte en nombre de los empleados, de manera muy similar a como lo haría un agente de viajes para las vacaciones personales de alguien. Como pueden controlar un gran volumen de negocios, pueden tener más influencia en la negociación con proveedores, como aerolíneas o empresas de alquiler de automóviles. También pueden tener acuerdos especiales con ciertos proveedores, y la empresa puede exigir a sus empleados que utilicen esos proveedores siempre que sea posible.

Incluso si no cuentan con tales acuerdos o no tienen mucho poder para negociar precios, es posible que tengan herramientas a su disposición para buscar ofertas y descuentos que los empleados individuales no tienen. Por ejemplo, pueden tener acceso a un sistema de distribución global (GDS) en línea, como Amadeus, Sabre o Travelport, lo que les permite comparar múltiples operadores al mismo tiempo.

Alojamientos

Al igual que los proveedores de transporte, los gestores de viajes corporativos pueden ayudar a organizar reservas de hotel, consiguiendo a menudo descuentos que no estarían disponibles para los empleados individualmente. Los precios y la disponibilidad de los hoteles también se proporcionan en las plataformas GDS, lo que puede ahorrarles a los empleados mucho tiempo y esfuerzo llamando para reservar una habitación.

Reuniones y Eventos

Para las empresas que planifican reuniones y otros eventos, los administradores de viajes corporativos pueden reservar lugares y ayudar a los asistentes con sus arreglos de viaje. Algunas empresas pueden tener departamentos de gestión de viajes y planificación de eventos separados o fusionarlos en un solo departamento. También pueden ceder estas funciones a empresas externas que se especialicen en la organización de eventos y tengan amplia experiencia y contactos en esa área.

Costos e informes

Dado que mantener los costos bajo control es una razón importante para implementar un programa de gestión de viajes corporativos, establecer políticas de gasto y hacerlas cumplir es una de las responsabilidades clave de los gerentes. Por lo general, los empleados deben presentar informes de gastos al finalizar su viaje, que luego los gerentes de viajes pueden revisar.

Mantener registros precisos y recibos cuando sea necesario también es importante para fines de declaración de impuestos. Las empresas generalmente pueden deducir los gastos de viaje de los empleados si tienen un propósito comercial claro y son "ordinarios y necesarios" y no "lujosos o extravagantes".

En muchos casos, las empresas proporcionarán tarjetas de crédito corporativas para que los empleados las utilicen durante sus viajes. Las tarjetas de crédito corporativas pueden facilitar que las empresas recopilen la información que necesitan para fines de presentación de informes y ahorrarles a los empleados el costo y la molestia de cargar los gastos de viaje en sus propias tarjetas de crédito y tener que esperar el reembolso.

Cumplimiento de la política

La mayoría de las empresas de cualquier tamaño tendrán una política de viajes escrita con la que esperan que sus empleados que viajan por negocios se familiaricen. Este documento cubrirá asuntos tales como cualquier proceso de aprobación requerido antes de comenzar un viaje, límites de gasto, proveedores de viajes preferidos, gastos que son reembolsables (o no), reglas sobre el uso de una tarjeta de crédito corporativa y cómo completar y enviar. un informe de gastos al finalizar un viaje. Las políticas de viaje escritas tienen el doble propósito de controlar los costos de la empresa y ahorrarles a los empleados sorpresas no deseadas sobre gastos que la empresa no les reembolsará.

Más allá de las políticas específicas relacionadas con los viajes, los viajes corporativos pueden verse afectados por políticas empresariales más amplias. Por ejemplo, un estudio de Deloitte de 2023 informó: “Las preocupaciones climáticas probablemente limitarán las ganancias de los viajes corporativos durante varios años. Cuatro de cada diez empresas europeas y un tercio de las estadounidenses afirman que necesitan reducir los viajes por empleado en más de un 20 % para cumplir sus objetivos de sostenibilidad para 2030”.

Apoyo y asistencia en viajes

Además de ayudar a los empleados con los aspectos logísticos y financieros de los viajes, los administradores de viajes corporativos pueden brindar otras formas de apoyo, incluida ayuda en caso de emergencia médica o de otro tipo. Muchos grandes departamentos de viajes corporativos y empresas de terceros tienen servicios de soporte disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, por si acaso.

Opciones para la gestión de viajes corporativos

Como se mencionó, las empresas no tienen que asumir todas (o ninguna) de estas responsabilidades por sí mismas, pero pueden contratar a otra empresa para que las haga por ellas. Si bien eso representa un costo adicional, es probable que una empresa que se especializa en viajes corporativos aporte mayor experiencia al puesto y pueda encontrar ahorros de costos que de otro modo pasarían desapercibidos.

Las empresas también pueden comprar programas de software de gestión de viajes que permiten a los empleados reservar sus propios viajes y que pueden vincularse al software de contabilidad de la empresa para simplificar la presentación de informes de gastos. Este software también puede señalar e incluso rechazar cualquier gasto que no cumpla con las reglas de la empresa.

Si no tienen acceso a plataformas GDS profesionales, los gestores de viajes también pueden utilizar los sitios habituales de reservas para consumidores, como Expedia y TripAdvisor.

Desafíos de la gestión de viajes corporativos 

Si bien la gestión de viajes corporativos suele beneficiar a una empresa desde una perspectiva financiera, presenta desafíos.

Por ejemplo, debido a que les quita parte de la autonomía a la que los empleados pueden estar acostumbrados a la hora de planificar sus propios viajes, puede hacer que se sientan desconfiados o microgestionados y hacer que los viajes parezcan una carga mayor. Además, para que la gestión de viajes corporativos sea eficaz, es necesario que las personas que la supervisan sepan lo que están haciendo, lo que puede requerir no sólo capacitación sino también cursos de actualización frecuentes para mantenerse al día con la industria de viajes que cambia rápidamente.

Consejos para crear una política de gestión de viajes corporativa

Una buena política de gestión de viajes corporativos establecerá lo más específicamente posible las reglas de la empresa para organizar vuelos y otros transportes, reservar alojamiento en hoteles y calcular otros costos reembolsables relacionados con viajes, como comidas y entretenimiento. Cualquier límite a los costos debe revisarse periódicamente y revisarse según sea necesario para mantenerse al día con la inflación y los cambios en el mercado.

La política debe describir un proceso claro para aprobar el viaje con anticipación, si es necesario, y presentar informes de gastos después del viaje para su reembolso oportuno.

Una política eficaz también se esforzará por evitar situaciones en las que los empleados de niveles inferiores sientan que están sujetos a reglas más estrictas o más tacañas que los de niveles superiores.

Por último, es importante que se anime a los empleados a leer la política y conocer las reglas. También se les puede dar la oportunidad de brindar comentarios sobre las formas en que se pueden mejorar las reglas la próxima vez que se revise la política.

Presupuestación y reducción de costos para viajes corporativos

Los gestores de viajes corporativos no sólo desempeñan un papel en el seguimiento de cómo se gasta el dinero de una empresa y en la búsqueda de formas de reducir sus costes. También suelen tener una voz importante a la hora de establecer el presupuesto anual de viajes de la empresa, basándose en las necesidades de años anteriores y los cambios de precios previstos en toda la industria de viajes.

Hoy en día, eso puede implicar reflexionar sobre cuándo una reunión virtual puede sustituir a una en persona. Una encuesta de Morgan Stanley realizada en 2023 a 100 gestores de viajes corporativos globales encontró que planeaban reemplazar el 17% de sus viajes corporativos con reuniones virtuales en 2024 por razones “que van desde ahorros de costos hasta menores huellas de carbono”.   

¿Por qué son importantes los viajes corporativos?

Si bien muchas empresas aprendieron durante la pandemia de COVID-19 que a veces podían sustituir las reuniones virtuales por reuniones presenciales, también descubrieron que los viajes pueden justificar con creces su costo en muchos casos. Como señaló Prithwiraj Choudhury, profesor asociado de la Escuela de Negocios de Harvard, en una entrevista reciente en el sitio web de la universidad: “Incluso en un mundo híbrido, incluso en un mundo en el que se trabaja desde cualquier lugar, todavía necesitamos reunirnos ocasionalmente con colegas en persona con fines sociales”. Además, las reuniones cara a cara pueden ayudar a establecer relaciones más rentables y productivas con los clientes y proveedores clave de una empresa.

¿Quién gestiona los viajes corporativos?

Las empresas gestionan los viajes corporativos de diversas formas. Muchos han creado departamentos internos dedicados a la gestión de viajes corporativos, mientras que otros subcontratan esa función. Sin embargo, muchas empresas todavía dejan la mayoría de las decisiones en manos de los empleados individuales. Una encuesta de 2023 realizada por Morning Consult Research Intelligence informó: "Más de la mitad (51%) de los que viajan con frecuencia por motivos de trabajo reservan por su cuenta utilizando una plataforma de su elección".

¿Qué incluyen los viajes corporativos?

Los viajes corporativos pueden incluir viajes tanto nacionales como internacionales que tengan un propósito comercial. Por lo general, no incluye los desplazamientos diarios de los empleados. Los costos de viaje no son deducibles de impuestos para los empleados, pero las empresas pueden optar por subsidiarlos hasta ciertos límites a través de lo que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) llama beneficios de transporte calificados. Esos beneficios no están sujetos a impuestos para el empleado, pero el empleador no obtiene ninguna deducción fiscal por proporcionarlos.

La línea de fondo

Los viajes corporativos son caros, pero muchas empresas descubren que sus beneficios superan los costos. La gestión de viajes corporativos es una forma en que las empresas pueden intentar mantener esos costos bajo control y aprovechar al máximo sus presupuestos de viajes. Si bien muchas empresas han adoptado programas de gestión de viajes corporativos, otras todavía dejan la mayoría de las decisiones en manos de sus empleados individuales.