10 breves consejos para aquellos a quienes las 24 horas del día no les bastan.

Publicado 7 mes hace

Utilice pausas forzadas, cree patrones y descargue su cerebro para hacer más cosas.

1. Reserva tiempo para descansar

Los recién llegados a la gestión del tiempo y los perfeccionistas quieren incluir más tareas en su agenda para no quedar ni un minuto de tiempo libre. Suena lógico, pero este enfoque tiene un par de inconvenientes importantes. En primer lugar, nadie canceló la fuerza mayor. Con una planificación estricta, el más mínimo retraso es suficiente para que todo el calendario se desvíe irremediablemente. Y en segundo lugar, el descanso es necesario para lograr más y afrontar mejor las tareas.

2. Utilice las pausas forzadas a su favor

Lleve siempre consigo una libreta, una tableta o un libro. Si tienes que esperar, en la oficina de correos, en la peluquería, en el banco u otros lugares, puedes leer una docena de páginas, tomar notas y responder correos electrónicos del trabajo.

3. Grabar

No confíes en tu memoria: toma notas. Anota todo lo que te pueda resultar útil en un bloc de notas o en un smartphone . Ideas, tareas, nombres y contactos importantes, enlaces útiles, pensamientos interesantes. Posteriormente, esto le ahorrará mucho tiempo: no tendrá que dedicar mucho tiempo a averiguar el nombre del libro que le recomendaron leer o cuál es el apellido del especialista que necesita.

4. Crea plantillas

Un empleado de oficina dedica casi un tercio de su tiempo de trabajo a la correspondencia. Si a menudo le hacen las mismas preguntas (sobre cómo anunciarse en su blog, cómo registrarse para una consulta, cómo conseguir un trabajo en su empresa), prepare las respuestas con anticipación y envíelas a sus interlocutores. O cree una sección de preguntas frecuentes en su página o sitio web.

5. Tenga doble tarea

Pero sólo si ninguna de tus actividades requiere una concentración profunda. Intentar escuchar un podcast y responder mensajes al mismo tiempo probablemente no funcione. Realizar múltiples tareas como esta sólo reduce su productividad. Pero hay casos que no requieren una implicación total e implican procesos diferentes. Por ejemplo, puedes reproducir un audiolibro mientras haces manualidades, ordenas, caminas o corres.

6. Lea, no hojee.

Si existe la más mínima posibilidad de que la información de una carta, artículo o libro te siga siendo útil, profundiza en el texto y no lo hojees en diagonal. De lo contrario, tendrás que volver a leerlo más tarde y perderás más tiempo del que podrías.

7. Descarga tu cerebro

Si sientes que tu mente está sobresaturada de planes, ideas, tareas, detente y escríbelas todas en un papel. Cuando registres todo, tu trabajo será más fácil: ya no te distraerás con pensamientos persistentes como "recuerda programar una cita para tu hijo con el dentista". Intente formular las cosas lo más brevemente posible y divida inmediatamente las tareas grandes en etapas; de esta manera no darán miedo y será más probable que las complete.

8. Darse de baja de suscripciones innecesarias

Algunos boletines ya no le interesan y otros a los que se suscribió por error. Como resultado, cientos de correos electrónicos innecesarios lo distraen con notificaciones y le impiden encontrar la información que necesita. Para darse de baja de todos los correos innecesarios a la vez, puede utilizar el servicio Unroll.me. También hay una función Rollup: con su ayuda, los correos importantes se pueden recopilar en un resumen, que se enviará a su bandeja de entrada una vez por semana.

9. Establece reglas para ti mismo

La incertidumbre y la abundancia de opciones te obligan a perder el tiempo tomando decisiones . Cree configuraciones que reduzcan las opciones y aclaren la situación. Por ejemplo, si crea un menú para una semana, inmediatamente quedará claro qué necesita comprar en la tienda y no tendrá que pensar cada vez en qué cocinar para el almuerzo.

10. Consolidar pequeñas tareas

Probablemente hayas oído hablar de la regla de los dos minutos: si algo requiere un mínimo de tiempo, debes hacerlo de inmediato. La idea es buena, pero si hay muchas tareas pequeñas, estarás distraído por una cosa u otra todo el día. Y una persona tarda unos 23 minutos en involucrarse en el trabajo después de una distracción.

Así que puedes reservar media hora o una hora cada día para completar pequeñas tareas en masa. O elija un día al mes para dedicarlo por completo a tareas rutinarias con las que normalmente no quiere distraerse: todos esos pagos de facturas , trámites en el MFC, viajes a la tintorería. Por cierto, si el MFC y la tintorería se encuentran cerca, es más rápido y fácil ir a ambos.

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