So organisieren Sie Geschäftsreisen ohne zu leiden: 7 nützliche Funktionen von „OneTwoTrip for Business“.

Die Planung einer Geschäftsreise (besonders ins Ausland!) wird oft zur Aufgabe. Lassen Sie uns herausfinden, wie der Service OneTwoTrip for Business dazu beiträgt, alles so reibungslos wie möglich zu gestalten.

1. Bestellen Sie alles für eine Geschäftsreise in einem Fenster 

Bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise kommt es vor allem auf die Optimierung an. Zuerst müssen Sie eine Route erstellen und Tickets zu einem vernünftigen Preis finden – am besten ohne Abfahrt um 4 Uhr morgens. Dann buchen Sie ein Hotelzimmer mit günstiger Lage und einem Konferenzraum. Dazu müssen Sie normalerweise zwischen den Registerkarten wechseln und verschiedene Angebote vergleichen. Nicht jeder hat die Geduld für gewissenhafte Berechnungen. Infolgedessen kann die Reise das Unternehmen einen hübschen Cent kosten.

Im Dienst zur Organisation von Geschäftsreisen „OneTwoTrip for Business“ finden Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort: Wählen Sie ein Hotel, die am besten geeigneten Tickets für Züge, Flugzeuge, Busse und bestellen Sie sogar ein Taxi. Der Dienst arbeitet mit mehr als 2 Millionen Unterkünften, darunter Hotels und Apartments, 800 Fluggesellschaften und Billigfluggesellschaften auf der ganzen Welt zusammen. OneTwoTrip for Business bietet auch Gruppenreisen an und kümmert sich um die Organisation von Transfers und Visaangelegenheiten. Dadurch können Sie Zeit sparen und sofort die besten Optionen reservieren.   

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2. Sparen Sie dem Unternehmen Geld

Durch die Buchung von Unterkünften und Reisen über OneTwoTrip for Business können Sie Ihre Reisekosten reduzieren. Wenn beispielsweise in einer Stadt eine Großveranstaltung stattfindet, können die Hotelpreise in die Höhe schnellen. Auf der Plattform gibt es Rabatte von bis zu 30 % – solche großzügigen Angebote bieten Hoteliers, mit denen OneTwoTrip for Business Direktverträge hat.

Eine weitere nützliche Möglichkeit, Geld zu sparen, ist die Einrichtung einer Reiserichtlinie. Viele Unternehmen regeln die Höhe des Tagegeldes, die Begrenzung von Reise-, Unterbringungs- und Organisationskosten für Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen. Beispielsweise können Abteilungsleiter Vier-Sterne-Hotels und Linienspezialisten Drei-Sterne-Hotels buchen. Diese Einstellungen können Sie in Ihrem persönlichen Konto konfigurieren. Wenn ein Geschäftsreisender die Reise selbst organisiert, zeigt ihm OneTwoTrip for Business nur die Optionen an, die das Budget nicht sprengen. 

3. Bezahlen Sie Tickets und Hotels überall auf der Welt in Rubel

Diese Option ist wichtig für Unternehmen, deren Mitarbeiter ins Ausland fliegen. In letzter Zeit gab es bei der Organisation solcher Reisen viele Fallstricke. Bei ausländischen Fluggesellschaften und Buchungsdiensten für Unterkünfte können Sie Bestellungen nicht mit russischen Karten bezahlen. Mit „OneTwoTrip for Business“ können Sie Auslandsreisen ohne komplizierte Planungen organisieren. Sie können in Rubel mit denselben Methoden bezahlen, die auch in Russland funktionieren: Firmenkarte, Zahlung per Rechnung, Anzahlung oder Überziehungskredit auf Anfrage. 

4. Kompensieren Sie einen Teil Ihrer Ausgaben durch Prämien 

Sie können „OneTwoTrip for Business“ kostenlos einbinden und nutzen, Geschäftsreisen unternehmen und dabei schwarze Zahlen schreiben. Je öfter Sie Geschäftsreisen buchen, desto mehr sparen Sie: Hier dreht sich alles um das Treueprogramm für Stammkunden. Der Mechanismus ist folgender: Sie bezahlen die Reise und ein Teil der Ausgaben wird als Bonus auf Ihr persönliches Konto zurückerstattet. Sie können für neue Geschäftsreisen ausgegeben werden und viel sparen.

Boni werden am Ende des Monats ausgezahlt und müssen innerhalb eines Jahres verwendet werden. Sie können für jede neue Reise kleine Beträge abschreiben und den Dopaminschub portionsweise spüren, oder Sie können sparen und alles auf einmal ausgeben – zum Beispiel für ein Ticket. Mindestens 100 Rubel müssen jedoch weiterhin mit einer Einzahlungs- oder Firmenkarte bezahlt werden.

5. Laden Sie alle Belege in der erforderlichen Form hoch 

Die Entschädigung nach einer Geschäftsreise ist ein separates Buchhaltungsproblem. Beispielsweise akzeptiert ein Hotel möglicherweise nur Barzahlungen und stellt keine Dokumente in der erforderlichen Form aus. Dann stellt sich im Büro heraus, dass die Papiere nicht übereinstimmen. Teilweise handelt es sich bei den Berichten um fiktive Schecks, mit deren Hilfe Mitarbeiter versuchen, mehr Geld zu bekommen, als ausgegeben wurde. Bordkarten und andere Finanzdokumente gehen in der Hektik von Flügen und Arbeitsbesprechungen häufig verloren. Aber der Buchhalter muss sie so schnell wie möglich der allgemeinen Berichterstattung zuordnen.

„OneTwoTrip for business“ entlastet das Unternehmen gleich von zwei Problemen: 

• Der Arbeitnehmer zahlt nicht selbst und kassiert auch keine Schecks. Der Dienst führt Online-Zahlungen auf beliebige Weise durch: Einzahlung, Überweisung von einem Firmenkonto, Überziehungskredit oder auf der Grundlage erbrachter Dienstleistungen. Um eine Entschädigung zu erhalten, kann der Geschäftsreisende nur persönliche Ausgaben, wie zum Beispiel das Mittagessen am Flughafen oder ein Taxi, im Auge behalten.
• Belege werden sofort an Ihr persönliches Konto gesendet. Ein Buchhalter kann sie jederzeit selbst herunterladen, ohne einem Mitarbeiter hinterherzulaufen.

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6. Integrieren Sie sich in den 1C-Service des Unternehmens und vergessen Sie das Sammeln von Abschlussdokumenten 

Auch wenn die Schecks echt sind, die Unterkunftsabrechnungen formularmäßig ausgestellt sind und der Mitarbeiter alle Unterlagen mit ins Büro gebracht hat, müssen die Unterlagen dennoch in das Buchhaltungssystem hochgeladen werden. Mit OneTwoTrip for Business müssen Sie dies nicht manuell tun, da der Service problemlos in das 1C: Accounting-System integriert werden kann. Sie können die Synchronisierung jederzeit über eine Erweiterung im Programm einrichten.

7. Machen Sie sich keine Sorgen, dass der Mitarbeiter im Falle höherer Gewalt ohne Hilfe dasteht

Die Veranstaltung wurde verschoben, der Flug hat Verspätung, das Hotel ist überbucht und die Person muss sich eine neue Unterkunft suchen – es gibt mehr als genug Notfallsituationen, die aus der Ferne nur schwer zu lösen sind. OneTwoTrip for Business hat dies berücksichtigt. So können Sie beispielsweise Änderungen an Flugreservierungen in Ihrem persönlichen Konto direkt von Ihrem Smartphone aus vornehmen – praktisch, wenn Sie am Flughafen festsitzen. 

Sie können auch Check-in-Daten ändern, Mitarbeiterdaten anpassen oder schnell aus der Ferne ein anderes Hotel auswählen. Dazu müssen Sie sich lediglich an den Support wenden: Schreiben Sie eine E-Mail oder Chat-Nachricht in Ihrem persönlichen Konto und geben Sie dabei die Bestellnummer und neue Informationen an. Das Team steht Ihnen übrigens rund um die Uhr zur Verfügung, sodass Sie nicht auf den Beginn des Arbeitstages warten oder sich an Zeitzonen anpassen müssen.

Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt oder welches Budget für Geschäftsreisen vorgesehen ist. Mit OneTwoTrip for Business wird die Buchung von Geschäftsreisen schnell, einfach und profitabel. Mehr als 12.000 Unternehmen haben den Online-Service bereits genutzt. Zu den Kunden der Plattform zählen VkusVill, Zolla, Khabensky Foundation, Gemotest, VC.RU und Letual. Verbinden Sie sich mit OneTwoTrip for Business und reduzieren Sie Ihre Geschäftsreisekosten um bis zu 30 %.

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