So erfassen Sie eine Ausgabe.

Ausgaben, die einem Unternehmen entstanden sind (aber noch nicht bezahlt wurden), werden üblicherweise als aufgelaufene Ausgaben bezeichnet. Aufgelaufene Aufwendungen werden in der Bilanz als kurzfristige Verbindlichkeiten klassifiziert. Um zu lernen, wie man aufgelaufene Ausgaben erkennt und verbucht, ist ein solides Verständnis der zugrunde liegenden Rechnungslegungsgrundsätze erforderlich, der Prozess selbst ist jedoch recht einfach.

Schritte

Teil 1

Wissen, welche Ausgaben anfallen

1. 

   Verstehen Sie, was eine aufgelaufene Ausgabe ist. Ein aufgelaufener Aufwand entsteht, wenn ein Abrechnungszeitraum zu Ende geht und unbezahlte Aufwendungen und nicht erfasste Verbindlichkeiten bestehen. Beispielsweise würden Löhne, die verdient, aber noch nicht ausgezahlt wurden, einen aufgelaufenen Aufwand darstellen. Unternehmen verwalten aufgelaufene Ausgaben, indem sie Anpassungseinträge im Hauptbuch vornehmen.

2. 

   Verstehen Sie, warum Sie Ausgaben ansammeln müssen. Die periodengerechte Rechnungslegung besagt, dass Sie Einnahmen und Ausgaben in der Periode erfassen müssen, in der sie anfallen, und nicht, wenn Bargeld eingeht oder gezahlt wird. Das Kostenprinzip wird als Matching-Prinzip bezeichnet.
   • Das Matching-Prinzip schreibt vor, dass Buchhalter Ausgaben in der Periode erfassen, in der sie anfallen, und dass sie mit den entsprechenden Einnahmen verrechnet werden.
   • Dieser Grundsatz bedeutet, dass Sie nicht immer warten können, bis Bargeld den Besitzer wechselt, um eine Ausgabe zu erfassen. Angenommen, ein Unternehmen hat alle zwei Wochen einen Lohnaufwand in Höhe von 10.000 US-Dollar, der aktuelle Lohnzeitraum ist jedoch gleichmäßig zur Hälfte auf zwei Abrechnungszeiträume aufgeteilt. Das bedeutet, dass die Hälfte dieses Lohns am Ende der aktuellen Abrechnungsperiode bereits verdient wurde. Sie müssen die Hälfte des Gesamtbetrags – 5.000 US-Dollar – während der aktuellen Abrechnungsperiode verbuchen, auch wenn die Gehaltsschecks der Mitarbeiter erst in der folgenden Abrechnungsperiode ausgestellt werden.

3. 

   Bestimmen Sie die Ausgaben, für die eine Rückstellung erforderlich ist. Nach diesen Grundsätzen müssen alle anfallenden Kosten, die noch nicht bezahlt wurden, in der Bilanz abgegrenzt werden. Im Folgenden sind einige der häufigsten aufgeführt:
   • Aufgelaufener Lohn
   • Aufgelaufenen Zinsen
   • Aufgelaufene Steuern

Teil 2

Erfassung aufgelaufener Ausgaben

1. 

   Berechnen Sie die anteilige Rückstellung. Sobald Sie die aufgelaufenen Ausgaben identifiziert haben, müssen Sie die Höhe der Rückstellungen berechnen, indem Sie den Teil der Gesamtausgaben, der in die aktuelle Abrechnungsperiode fällt, anteilig berechnen. Sobald die Rückstellungskonten und der Gesamtbetrag der Rückstellung in US-Dollar ermittelt wurden, ist es an der Zeit, diese im Hauptbuch zu erfassen.
   • Im obigen Beispiel werden 50 % des Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrags erfasst, da die Hälfte der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Berichtszeitraum fällt.

2. 

   Nehmen Sie die entsprechende Anpassungseintragung vor. Sie erfassen Ausgaben, indem Sie eine Ausgleichsbuchung im Hauptbuch erfassen. Korrekturbuchungen erfolgen am Ende des Abrechnungszeitraums und betreffen ein Bilanzkonto (eine aufgelaufene Verbindlichkeit) und ein Gewinn- und Verlustrechnungskonto (einen Aufwand).
   • Die Korrekturbuchung sollte wie folgt erfolgen: Belastung des entsprechenden Aufwandskontos und Gutschrift auf dem entsprechenden Verbindlichkeitskonto. Denken Sie daran, dass Belastungen die Aufwandskonten erhöhen und Gutschriften die Passivkonten erhöhen.
   • Im vorherigen Beispiel würden Sie das Aufwandskonto für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit 5.000 US-Dollar belasten und dem Verbindlichkeitskonto den aufgelaufenen Lohn mit (5.000 US-Dollar) gutschreiben. Denken Sie daran, dass Sie eine Verbindlichkeit „gutschreiben“, da es sich um ein Verbindlichkeitskonto handelt.
   • Sie unterschätzen Verbindlichkeiten und überbewerten Einnahmen, indem Sie es versäumen, die Anpassungsbuchungen im entsprechenden Abrechnungszeitraum vorzunehmen.

3. 

   Stornieren Sie den Eintrag in der nächsten Periode. Die Rechnung bezüglich der Rückstellung wird schließlich eingehen und im Rahmen des normalen Geschäftsgangs bearbeitet. Um eine Doppelerfassung des Aufwands zu vermeiden, muss daher die ursprüngliche periodengerechte Buchung in der folgenden Abrechnungsperiode rückgängig gemacht werden.
   • Bei den meisten Computer-Buchhaltungssoftwarepaketen kann der Benutzer das Stornodatum für eine Anpassungsbuchung angeben. Sie können die Anpassung auch manuell rückgängig machen.

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