Como organizar viagens de negócios e não sofrer: 7 recursos úteis do “OneTwoTrip for business”.

Planejar uma viagem de negócios (especialmente ao exterior!) muitas vezes se transforma em uma busca. Vamos descobrir como o serviço OneTwoTrip for Business ajuda a tornar tudo o mais tranquilo possível.

1. Encomende tudo para uma viagem de negócios em uma janela 

Na preparação para uma viagem de negócios, o principal é a otimização. Primeiro você precisa fazer um roteiro e encontrar passagens a um preço razoável - de preferência sem saída às 4 da manhã. Em seguida, reserve um quarto de hotel com localização conveniente e sala de conferências. Para fazer isso, normalmente você precisa percorrer as guias, comparando diferentes ofertas. Nem todo mundo tem paciência para cálculos escrupulosos. Como resultado, a viagem pode custar muito dinheiro à empresa.

No serviço de organização de viagens de negócios “OneTwoTrip for Business” você encontra tudo o que precisa em um só lugar: escolha um hotel, as passagens mais adequadas para trens, aviões, ônibus e até peça um táxi. O serviço atende mais de 2 milhões de acomodações, incluindo hotéis e apartamentos, 800 companhias aéreas e companhias aéreas de baixo custo em todo o mundo. OneTwoTrip for Business também oferece viagens em grupo e cuida da organização de transferências e questões de visto. Tudo isto permite-lhe poupar tempo e reservar imediatamente as melhores opções.   

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2. Economize o dinheiro da empresa

Ao reservar acomodações e viagens através do OneTwoTrip for Business, você pode reduzir suas despesas de viagem. Por exemplo, quando um grande evento acontece numa cidade, os preços dos hotéis podem disparar. Na plataforma há descontos de até 30% - ofertas tão generosas são oferecidas por hoteleiros com quem a OneTwoTrip for Business tem contratos diretos.

Outra opção útil para economizar dinheiro é estabelecer uma política de viagens. Muitas empresas regulam o valor das diárias, limites de viagens, hospedagem e despesas organizacionais para funcionários de diversos níveis. Por exemplo, os chefes de departamento podem reservar hotéis de quatro estrelas e os especialistas de linha podem reservar hotéis de três estrelas. Essas configurações podem ser definidas em sua conta pessoal. Se um viajante de negócios organizar a viagem por conta própria, o OneTwoTrip for Business mostrará a ele apenas as opções que não ultrapassarão o orçamento. 

3. Pague passagens e hotéis em qualquer lugar do mundo em rublos

Esta opção é importante para empresas cujos funcionários voam para o exterior. Recentemente, tem havido muitas armadilhas na organização dessas viagens. As companhias aéreas estrangeiras e os serviços de reserva de alojamento não permitem pagar encomendas com cartões russos. “OneTwoTrip for business” permite organizar viagens ao exterior sem esquemas complicados. Você pode pagar em rublos usando os mesmos métodos que funcionam na Rússia: cartão corporativo, pagamento por fatura, depósito ou cheque especial mediante solicitação. 

4. Compense parte de suas despesas com bônus 

Você pode conectar e usar “OneTwoTrip for Business” gratuitamente e pode fazer viagens de negócios enquanto permanece no azul. Quanto mais você reserva viagens de negócios, mais você economiza: é tudo uma questão de programa de fidelidade para clientes regulares. O mecanismo é este: você paga a viagem e parte das despesas é devolvida como bônus para sua conta pessoal. Eles podem ser gastos em novas viagens de negócios e economizar muito.

Os bônus são concedidos no final do mês e devem ser usados ​​dentro de um ano. Você pode amortizar pequenas quantias a cada nova viagem e sentir o aumento da dopamina em porções, ou pode economizar e gastar tudo de uma vez - por exemplo, em uma passagem. No entanto, pelo menos 100 rublos ainda terão que ser pagos usando um depósito ou cartão corporativo.

5. Carregue todos os recibos no formulário exigido 

A compensação após uma viagem de negócios é uma dor de cabeça contábil à parte. Por exemplo, um hotel só pode aceitar pagamento em dinheiro e não emitir documentos na forma exigida. Então, no escritório, acontece que os papéis não coincidem. Às vezes, os relatórios incluem cheques fictícios, com a ajuda dos quais os funcionários tentam obter mais dinheiro do que foi gasto. Cartões de embarque e outros documentos financeiros geralmente se perdem na agitação dos voos e reuniões de trabalho. Mas o contador precisa identificá-los nos relatórios gerais o mais rápido possível.

“OneTwoTrip for business” alivia a empresa de dois problemas ao mesmo tempo: 

• O funcionário não se paga nem recebe cheques. O serviço realiza pagamentos online por qualquer meio: depósito, transferência de conta corporativa, cheque especial ou com base em serviços prestados. O viajante a negócios só pode acompanhar despesas pessoais, como almoço no aeroporto ou táxi, para receber indenização.
• Os documentos comprovativos são imediatamente enviados para a sua conta pessoal. Um contador pode baixá-los sozinho a qualquer momento, sem correr atrás de um funcionário.

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6. Integre-se ao serviço 1C da empresa e esqueça a coleta de documentos de fechamento 

Mesmo que os cheques sejam reais, as contas de alojamento sejam emitidas de acordo com o formulário e o funcionário tenha trazido todos os documentos para o escritório, os papéis ainda precisam ser carregados no sistema de contabilidade. Com OneTwoTrip for Business você não precisa fazer isso manualmente, pois o serviço é facilmente integrado ao sistema 1C: Accounting. Você pode configurar a sincronização a qualquer momento por meio de uma extensão do programa.

7. Não se preocupe, pois o funcionário ficará sem ajuda em caso de força maior

O evento foi adiado, o avião atrasou, o hotel está lotado e a pessoa precisa encontrar uma nova moradia – há situações de emergência mais do que suficientes e difíceis de resolver remotamente. OneTwoTrip for Business levou isso em consideração. Por exemplo, você pode fazer alterações nas reservas de voos em sua conta pessoal diretamente de seu smartphone - o que é conveniente se você estiver preso no aeroporto. 

Você também pode alterar as datas de check-in, ajustar os detalhes dos funcionários ou selecionar rapidamente outro hotel remotamente. Para tal, basta contactar o serviço de apoio: escrever um email ou mensagem de chat na sua conta pessoal, indicando o número da encomenda e novas informações. Aliás, a equipe atende 24 horas por dia, 7 dias por semana, para que você não precise esperar o início do dia de trabalho ou se ajustar aos fusos horários.

Não importa quantos funcionários a empresa emprega ou qual orçamento é alocado para viagens de negócios. Com OneTwoTrip for Business, reservar viagens de negócios será rápido, fácil e lucrativo. Mais de 12 mil empresas já utilizaram o serviço online. Entre os clientes da plataforma estão VkusVill, Zolla, Khabensky Foundation, Gemotest, VC.RU, Letual. Conecte-se ao OneTwoTrip for Business e reduza seus custos de viagens de negócios em até 30%.

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