Como moderar uma sessão de perguntas e respostas.

Você foi eleito para moderar uma sessão de perguntas e respostas? Você está procurando expandir suas habilidades de falar em público tornando-se moderador? Se sim, você está no lugar certo. Moderar uma sessão de perguntas e respostas pode parecer intimidante, mas não é tão difícil quanto você imagina. Contanto que você coloque o trabalho em preparação e fique de olho no relógio, você estará direcionando perguntas e gerenciando palestrantes como um profissional em pouco tempo. Continue lendo para aprender tudo o que você precisa saber sobre como moderar uma sessão de perguntas e respostas.

Coisas que você deve saber

• Decida o formato de perguntas e respostas e solicite perguntas antes do dia do evento. Você também pode preparar algumas perguntas próprias.
• Comece as perguntas e respostas apresentando os palestrantes e o tópico. Em seguida, faça perguntas a cada palestrante, intervindo ou solicitando mais informações conforme necessário.
• Acompanhe de perto o tempo. Conclua no final agradecendo aos palestrantes e ao público e, se aplicável, anunciando o(s) próximo(s) orador(es).

Passos

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Determine o formato das perguntas e respostas.

1. 

   Existem algumas maneiras diferentes de fazer perguntas e respostas, então converse com os organizadores. Se você for o responsável pela organização do evento, pergunte aos palestrantes ou palestrantes como eles gostariam de conduzir as perguntas e respostas. Se você não estiver no comando, pergunte às pessoas que organizam o evento como elas gostariam que você administrasse as coisas e planeje adequadamente. Aqui estão suas principais opções:
   • Perguntas e respostas fechadas – é aqui que você coleta as perguntas do público com antecedência, as examina e depois as lê em nome da pessoa que faz a pergunta. Isso é ideal se você deseja controle total sobre o material e o fluxo da conversa.
   • Perguntas e respostas abertas – é aqui que qualquer pessoa pode levantar a mão e fazer perguntas. Esta é uma boa ideia se você quiser facilitar uma conversa orgânica, mas arriscada se você tiver um público que não está interessado em participar.
   • Perguntas e respostas reversas – é aqui que os palestrantes questionam o público com suas próprias perguntas. Esta é uma ótima opção para painéis educacionais ou perguntas e respostas da empresa onde você deseja feedback dos funcionários.

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Reúna-se com os painelistas para discutir suas necessidades.

1. 

   Pergunte aos participantes se eles têm solicitações, restrições ou desejos. Entre em contato com os palestrantes para avisá-los que você terá uma sessão de perguntas e respostas no evento e confirme se eles estão de acordo. Pergunte se eles têm alguma preferência ou solicitação para perguntas e respostas.
   • Alguns painelistas podem não querer abordar determinados tópicos ou responder a uma pergunta específica. É seu trabalho como moderador redirecionar ou desviar essas questões.
   • Os palestrantes podem realmente querer abordar algo que não puderam abordar em sua apresentação formal, e a sessão de perguntas e respostas pode ser o momento perfeito para isso.

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Solicite perguntas do público com antecedência.

1. 

   Para perguntas e respostas fechadas, entre em contato com o público online. Se for uma apresentação da empresa, você pode entrar em contato com funcionários/colegas de trabalho no Slack ou Zoom para que saibam que você deseja toda e qualquer pergunta. Se as pessoas comprarem os ingressos com antecedência, inclua um link de e-mail para que enviem perguntas. Se você não tiver dúvidas, não hesite em enviar lembretes.
   • Você pode dizer: “Por favor, envie-me suas perguntas antes de quinta-feira para que eu possa compilar as perguntas mais interessantes para nossos palestrantes!”
   • Para um painel menos formal, você pode subir ao palco no início do evento, explicar que terá uma sessão de perguntas e respostas, distribuir lápis e papel e pedir ao público que faça perguntas enquanto ouve.
   • Inclua as perguntas e respostas na agenda do evento e coloque-as no flyer ou programa se você for o responsável pelos materiais.

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Selecione as perguntas.

1. 

   Para perguntas e respostas fechadas, analise os envios para encontrar os melhores. Se houver uma pergunta específica que surge repetidamente, é um sinal importante de que você deve incluí-la nas perguntas e respostas. Se você encontrar alguma pergunta especialmente interessante, inclua-a também. Sinta-se à vontade para desconsiderar qualquer acréscimo jocoso ou desrespeitoso.
   • Você pode classificar as perguntas das mais interessantes às menos interessantes para garantir que chegará a tudo que parece valer a pena abordar.
   • Alternativamente, você pode tentar organizar as perguntas de modo que forneça uma gama diversificada de tópicos de conversa exclusivos e interessantes.
   • Se você quiser recompensar o público por enviar perguntas com antecedência, apresente as perguntas na ordem em que as recebeu,

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Prepare suas próprias perguntas.

1. 

   Se você estiver fazendo perguntas e respostas abertas, talvez não obtenha material suficiente. Você nunca sabe como serão as contribuições de um público e, se estiver fazendo perguntas e respostas abertas, eles podem não fornecer tanto material de seus participantes. Elabore um punhado de suas próprias perguntas para que você possa preencher quaisquer silêncios constrangedores com coisas sobre as quais você tem curiosidade.
   • Tente fazer uma pergunta para cada palestrante se houver vários palestrantes.
   • Você pode fazer perguntas sobre a opinião de um palestrante sobre um problema cultural atual, um tópico adjacente à sua área, ou pedir-lhe que expanda um comentário que fez durante a apresentação.
   • Para perguntas e respostas da empresa com a administração, você pode perguntar aos gerentes sobre os planos futuros para a empresa ou pedir que os gerentes comentem sobre o estado de determinados projetos.

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Aprenda como usar o software para perguntas e respostas digitais.

1. 

   Escolha uma plataforma para o seu evento e pratique usando os controles. Quase todos os principais softwares de videoconferência permitem exibir telas, avançar ou retroceder nos slides ou alterar as configurações de uma apresentação. Se você estiver fazendo perguntas e respostas de trabalho, use a plataforma de videoconferência da sua empresa. Caso contrário, escolha a plataforma que fizer mais sentido para você.
   • Slack é uma plataforma de chat de vídeo popular entre empresas. Se você estiver fazendo perguntas e respostas sobre o trabalho no Slack, configure um novo canal para perguntas e respostas e permita que os usuários enviem perguntas.
   • O zoom é uma opção popular e fácil de usar. Ele possui um recurso de “levantar a mão” que permitirá às pessoas sinalizar que têm dúvidas, e você pode ativar ou desativar o som dos usuários conforme necessário para controlar as discussões.
   • Airmeet é um programa de apresentação de vídeo ao vivo perfeito para painéis de perguntas e respostas. Possui um recurso integrado de perguntas e respostas que permite que as pessoas insiram perguntas em uma fila.
   • O Microsoft Teams tem um recurso dedicado de perguntas e respostas onde os usuários podem enviar suas dúvidas aos palestrantes.

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Apresente o início da seção de perguntas e respostas.

1. 

   Quando chegar a hora da transição, é sua função apresentar as perguntas e respostas. Entre e explique que as seções de perguntas e respostas estão prestes a começar e descreva o formato das perguntas e respostas. Fale com autoridade e calorosamente para definir o tom certo. Para perguntas e respostas abertas, esclareça como o público pode fazer suas perguntas. Inclua uma nota de encorajamento se você não vir muitas mãos levantadas ou pessoas se movendo em direção ao microfone. Para perguntas e respostas fechadas, retire suas fichas ou anotações para se preparar para a sessão.
   • Você pode dizer: “Obrigado, Sr. Gordon, por essa apresentação maravilhosa. Agora estamos passando para a seção de perguntas e respostas. Se quiser fazer uma pergunta, por favor levante a mão. Responderemos às perguntas, uma de cada vez, e um porteiro trará um microfone para você.”
   • Para perguntas e respostas fechadas, você pode dizer: “Agora vamos começar as perguntas e respostas. Você nos enviou suas perguntas e nós as compilamos aqui. Nossa primeira pergunta vem de Amanda…”

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Facilite a discussão direcionando perguntas.

1. 

   Para painéis, deixe claro quem deverá responder a cada pergunta. No início de cada pergunta que você fizer, sinalize para quem ela se destina. Com perguntas e respostas abertas, se o público não especificar a quem se destina a pergunta, cabe a você oferecê-la para qualquer palestrante responder ou lançá-la a um participante específico.
   • Se uma pergunta aberta for fornecida e um orador específico sinalizar que deseja atendê-la, sentando-se com entusiasmo ou fazendo contato visual com você, faça-o primeiro.
   • Se você receber uma pergunta sobre um tópico e tiver um especialista nesse assunto no palco, você pode dizer: “Professor Jones, isso parece relevante para o seu trabalho, você se importaria de responder a esta pergunta?”
   • Isso é especialmente importante para perguntas e respostas digitais, onde você não pode realmente confiar na linguagem corporal ou nos gestos para determinar a quem a pergunta se destina.

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Guarde suas opiniões para si mesmo.

1. 

   O trabalho do moderador é permanecer neutro e simplesmente controlar a conversa. Por mais tentador que seja se inserir, não compartilhe nenhum ponto de vista pessoal que você possa ter sobre o assunto. É perfeitamente normal dizer “ótima pergunta” ou “interessante” se quiser preencher algum espaço morto na conversa, mas não compartilhe nenhuma opinião própria.
   • Se o público se afastar do evento e não tiver ideia de quais são suas crenças, você fez um trabalho bem-sucedido permanecendo imparcial!

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Reformule perguntas confusas.

1. 

   Se a pergunta estiver formulada de maneira estranha, reformule-a para os palestrantes. As perguntas do público nem sempre serão as mais sucintas. Se os alto-falantes parecerem confusos ou for óbvio para você que pode haver alguns fios cruzados, repita a pergunta em alto e bom som para ter certeza de que todos estão na mesma página.
   • Por exemplo, se um membro da audiência perguntar: “Por que você acha que... estamos expandindo em Michigan, certo, e então... estou curioso para saber se iremos para Wisconsin a seguir?” você pode dizer: “Acho que Amber está se perguntando se a empresa tem planos de expansão para Wisconsin. Você poderia falar sobre isso, Jason?
   • Você pode repetir as perguntas se estiver fazendo perguntas e respostas abertas e o público não tiver acesso a um microfone, pois as pessoas atrás podem não conseguir ouvir.
   • Para perguntas e respostas digitais, reformule quaisquer perguntas em que a pessoa que fez a pergunta pareça ter uma conexão irregular, já que algumas pessoas podem não ter ouvido.

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Responda gentilmente a perguntas pontuais.

1. 

   Valide críticas e perguntas contundentes para manter as coisas calmas. Se você se deparar com uma pergunta do público em que há um pouco de nervosismo ou energia áspera vindo do orador, mantenha as coisas civilizadas e calmas. Agradeça ao público pela pergunta, reformule-a para torná-la mais gentil, se necessário, e seja o mais justo e equilibrado possível.
   • Por exemplo, se alguém perguntar: “Você acha que o seu argumento sobre a colonização da Austrália tem algumas implicações racistas?” você pode dizer: “Obrigado por essa pergunta importante. Sra. Gibson, a raça é certamente importante quando falamos sobre a história australiana, como o seu trabalho comenta isso?

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Entre em ação se os alto-falantes exagerarem.

1. 

   Se o público ou os participantes demorarem muito, interrompa-os gentilmente. É aqui que moderar é mais uma arte do que uma ciência. Se um palestrante está cativando o público e ele está claramente no meio de um comentário poderoso, deixe-o continuar. Mas se você sentir que alguém está monopolizando o microfone ou exagerando, é sua função intervir e colocar as coisas de volta nos trilhos.
   • Sempre culpe o tempo. Ao intervir, você pode dizer algo como: “Desculpe entrar aqui, Andy, mas sei que estamos com pouco tempo e temos mais algumas perguntas para responder”.
   • Mantenha o seu público em mente aqui. Um grupo de alunos do ensino fundamental provavelmente terá dificuldade para seguir respostas mais longas, enquanto uma sala cheia de alunos da pós-graduação provavelmente apreciará se o palestrante se aprofundar em uma resposta e realmente demorar.

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Peça explicações adicionais conforme necessário.

1. 

   Se a resposta de um palestrante for um pouco curta, peça mais informações. É normal que os especialistas mergulhem em algum jargão ou presumam que todos sabem tanto sobre um assunto quanto eles. Se isso acontecer e você sentir que o público não está acompanhando ou pode se perder, sinta-se à vontade para fazer uma pergunta complementar em nome dele.
   • Você pode dizer: “Obrigado por essa resposta maravilhosa, professor. Só para esclarecer, sei que temos alguns membros mais jovens aqui. Você poderia dizer um pouco sobre o que quis dizer quando disse que a tese de Hawking não estava particularmente completa? O que você quis dizer com isso?

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Abra os slides anteriores conforme necessário.

1. 

   Se houver um recurso visual, consulte-o sempre que for relevante. Se um palestrante se referir a informações durante as perguntas e respostas que se beneficiariam com seu auxílio visual, volte para as informações relevantes. Isso permitirá que o palestrante expanda sua resposta usando as informações visuais, se desejar.
   • Não puxe um slide para cima se isso distrair alguém ou interromper o palestrante. Por exemplo, se um participante fizer referência casual a um slide e seguir em frente imediatamente, não se preocupe. Se eles quiserem uma figura ou gráfico específico, puxe-o para cima.

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Acompanhe o tempo para antecipar o fim.

1. 

   Verifique periodicamente o relógio para saber quando encerrar as coisas. Uma de suas funções como moderador é manter tudo dentro do cronograma. Fique de olho no relógio para garantir que você não esteja correndo muito tempo. Tente manter as coisas em movimento e avise ao público quando a sessão de perguntas e respostas estiver prestes a terminar.
   • Se você não estiver fazendo perguntas e respostas digitais e não houver um relógio visível no fundo da sala, verifique seu relógio. Não retire o telefone, mesmo que seja apenas para verificar a hora. É uma má aparência como moderador.
   • Os organizadores do evento informarão quanto tempo você tem para as perguntas e respostas. Se você escolher o horário, 15 a 30 minutos permitirão uma discussão sólida e significativa.

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Agradeça ao público e aos palestrantes.

1. 

   Ao final das perguntas e respostas, encerre o evento. Assim que a sessão terminar, faça um anúncio de que a sessão terminou. Se houver algo a seguir, apresente-o ao seu público. Caso contrário, agradeça a todos por terem vindo. Agradeça a todos os palestrantes e ao público por terem vindo.
   • Você pode dizer: “Chega a sessão de perguntas e respostas de hoje. Obrigado, Sr. Jones, Dr. Thompson e Sra. Tosh, seus insights foram absolutamente maravilhosos e gostaria de agradecer a todos por serem um público brilhante. Obrigado por ter vindo e boa noite.