Comment organiser des voyages d'affaires sans souffrir : 7 fonctionnalités utiles de "OneTwoTrip for business".

Planifier un voyage d'affaires (surtout à l'étranger !) se transforme souvent en quête. Voyons comment le service OneTwoTrip for Business contribue à rendre tout aussi fluide que possible.

1. Commandez tout pour un voyage d'affaires dans une seule fenêtre 

Lors de la préparation d'un voyage d'affaires, l'essentiel est l'optimisation. Vous devez d'abord faire un itinéraire et trouver des billets à un prix raisonnable - de préférence sans départ à 4 heures du matin. Alors réservez une chambre d’hôtel bénéficiant d’un emplacement idéal et d’une salle de conférence. Pour ce faire, vous devez généralement parcourir les onglets, en comparant différentes offres. Tout le monde n’a pas la patience de faire des calculs scrupuleux. En conséquence, le voyage peut coûter très cher à l’entreprise.

Dans le service d'organisation de voyages d'affaires « OneTwoTrip for Business », vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit : choisissez un hôtel, les billets de train, d'avion, de bus les plus adaptés et même commandez un taxi. Le service fonctionne avec plus de 2 millions de propriétés d'hébergement, dont des hôtels et des appartements, 800 compagnies aériennes et compagnies aériennes à bas prix dans le monde entier. OneTwoTrip for Business propose également des voyages de groupe et s'occupe de l'organisation des transferts et des questions de visa. Tout cela vous permet de gagner du temps et de réserver immédiatement les meilleures options.   

Pour apprendre plus

2. Économisez de l’argent à l’entreprise

En réservant un hébergement et en voyageant via OneTwoTrip for Business, vous pouvez réduire vos frais de voyage. Par exemple, lorsqu’un événement majeur a lieu dans une ville, les prix des hôtels peuvent monter en flèche. La plateforme propose des réductions allant jusqu'à 30 % - des offres aussi généreuses sont proposées par les hôteliers avec lesquels OneTwoTrip for Business a des contrats directs.

Une autre option utile pour économiser de l’argent consiste à mettre en place une politique de voyage. De nombreuses entreprises réglementent le montant de l'indemnité journalière, les limites des frais de déplacement, d'hébergement et d'organisation des employés à différents niveaux. Par exemple, les chefs de service peuvent réserver des hôtels quatre étoiles et les spécialistes en ligne peuvent réserver des hôtels trois étoiles. Ces paramètres peuvent être configurés dans votre compte personnel. Si un voyageur d'affaires organise lui-même son voyage, OneTwoTrip for Business lui montrera uniquement les options qui ne dépasseront pas son budget. 

3. Payez vos billets et vos hôtels partout dans le monde en roubles

Cette option est importante pour les entreprises dont les salariés voyagent à l'étranger. Récemment, l'organisation de tels voyages a été confrontée à de nombreux pièges. Les compagnies aériennes étrangères et les services de réservation d'hébergement ne vous permettent pas de payer les commandes avec des cartes russes. « OneTwoTrip for business » vous permet d'organiser des voyages à l'étranger sans schéma compliqué. Vous pouvez payer en roubles en utilisant les mêmes méthodes qui fonctionnent en Russie : carte d'entreprise, paiement sur facture, dépôt ou découvert sur demande. 

4. Compensez une partie de vos dépenses avec des bonus 

Vous pouvez vous connecter et utiliser « OneTwoTrip for Business » gratuitement, et partir en voyage d'affaires tout en restant dans le noir. Plus vous réservez souvent des voyages d’affaires, plus vous économisez : tout est question de programme de fidélité pour les clients réguliers. Le mécanisme est le suivant : vous payez le voyage et une partie des dépenses est reversée sous forme de bonus sur votre compte personnel. Ils peuvent être dépensés pour de nouveaux voyages d'affaires et économiser beaucoup.

Les bonus sont attribués à la fin du mois et doivent être utilisés dans un délai d'un an. Vous pouvez déduire de petites sommes pour chaque nouveau voyage et ressentir la montée de dopamine par portions, ou vous pouvez économiser et tout dépenser d'un coup - par exemple, pour un billet. Cependant, au moins 100 roubles devront toujours être payés par dépôt ou par carte d'entreprise.

5. Téléchargez tous les reçus dans le formulaire requis 

L'indemnisation après un voyage d'affaires est un casse-tête comptable distinct. Par exemple, un hôtel ne peut accepter que les paiements en espèces et ne pas délivrer de documents sous la forme requise. Puis au bureau, il s'avère que les papiers ne correspondent pas. Parfois, les rapports incluent des chèques fictifs, à l'aide desquels les employés tentent d'obtenir plus d'argent que ce qui a été dépensé. Les cartes d'embarquement et autres documents financiers se perdent généralement dans le tumulte des vols et des réunions de travail. Mais le comptable doit les relier le plus rapidement possible au reporting général.

« OneTwoTrip for business » soulage l'entreprise de deux problèmes à la fois : 

• Le salarié ne se paie pas et n'encaisse pas les chèques. Le service effectue des paiements en ligne par tout moyen : dépôt, virement depuis un compte d'entreprise, découvert, ou en fonction des services rendus. Le voyageur d'affaires ne peut suivre que ses dépenses personnelles, comme un déjeuner à l'aéroport ou un taxi, afin de percevoir une indemnisation.
• Les pièces justificatives sont immédiatement envoyées sur votre compte personnel. Un comptable peut les télécharger lui-même à tout moment, sans courir après un salarié.

Plus de détails

6. Intégrez le service 1C de l'entreprise et oubliez la collecte des documents de clôture 

Même si les chèques sont réels, que les factures d'hébergement sont émises conformément au formulaire et que l'employé a apporté tous les documents au bureau, les documents doivent encore être téléchargés dans le système comptable. Avec OneTwoTrip for Business, vous n'avez pas besoin de le faire manuellement, car le service s'intègre facilement dans le système 1C : Comptabilité. Vous pouvez configurer la synchronisation à tout moment via une extension du programme.

7. Ne craignez pas que le salarié se retrouve sans aide en cas de force majeure

L'événement a été reporté, l'avion a été retardé, l'hôtel est surbooké et la personne doit trouver un nouveau logement : les situations d'urgence difficiles à résoudre à distance sont largement suffisantes. OneTwoTrip for Business en a tenu compte. Par exemple, vous pouvez modifier vos réservations de vols dans votre compte personnel directement depuis votre smartphone - pratique si vous êtes bloqué à l'aéroport. 

Vous pouvez également modifier les dates d'arrivée, ajuster les détails des employés ou sélectionner rapidement un autre hôtel à distance. Pour cela, il vous suffit de contacter le service support : écrivez un email ou un message chat dans votre compte personnel, en indiquant le numéro de commande et les nouvelles informations. D'ailleurs, l'équipe fournit une assistance 24h/24 et 7j/7, vous n'avez donc pas à attendre le début de la journée de travail ni à vous adapter aux fuseaux horaires.

Peu importe le nombre d’employés que l’entreprise emploie ou le budget alloué aux voyages d’affaires. Avec OneTwoTrip for Business, la réservation de voyages d'affaires sera rapide, facile et rentable. Plus de 12 000 entreprises ont déjà utilisé le service en ligne. Parmi les clients de la plateforme figurent VkusVill, Zolla, la Fondation Khabensky, Gemotest, VC.RU, Letual. Connectez-vous à OneTwoTrip for Business et réduisez vos frais de déplacement professionnel jusqu'à 30 %.

Connectez-vous au service